Management Tips: KPI : “สร้าง” แรงบันดาลใจ หรือ “ฆ่า” แรงบันดาลใจ

โพสต์เมื่อ 1 เมษายน 2559

ในยุคการบริหารองค์กรยุคใหม่ที่เน้นหรือมุ่งผลสัมฤทธิ์ “ตัวชี้วัด” เป็นเครื่องมือในการบริหารงานอย่างหนึ่งไม่ว่าจะเป็นการบริหารโครงการหรือ บริหารองค์การในทุกระดับ ทั้งองค์กรภาคเอกชนและภาครัฐ การบริหารงานที่ขาดตัวชี้วัดหรือมีตัวชี้วัดที่ไม่เหมาะสม จะทำให้ผู้บริหารไม่ทราบข้อเท็จจริงหรือปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ซึ่งอาจจะนำไปสู่ความล้มเหลวของการดำเนินงานขององค์กรได้
ดังนั้นในการดำเนินงานกิจกรรมต่างๆ ภายใต้โครงการหรือตามภารกิจขององค์กร จำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดให้ชัดเจน เพื่อติดตามประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ที่เกี่ยวข้อง และผลที่ได้จากการดำเนินงานเป็นระยะๆ ซึ่งจะทำให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันต่อเหตุการณ์ หรือใช้ผลการประเมินที่ผ่านมาเป็นแนวทางในการวางแผนการปฏิบัติงานให้ดียิ่ง ขึ้นในโอกาสต่อไป มนุษย์ใช้ตัวชี้วัดมาตั้งแต่ดึกดำบรรพ์ โดยเฉพาะตัวชี้วัดทางกายภาพในเชิงคุณลักษณะ เช่น ความร้อน ความไกล ความหนัก เป็นต้น ต่อมาตัวชี้วัดเชิงคุณลักษณะจำนวนมากได้รับการกำหนดให้เป็นเชิงปริมาณที่ได้ รับการยอมรับเป็นมาตรฐานสากล เช่น องศาเซลเซียส กิโลเมตร กิโลกรัม เป็นต้น ฉะนั้น โลกนี้จึงหนีเรื่องของ “ตัวชี้วัด” ไปไม่พ้น
มีผู้ให้คำนิยามคำว่า “ตัวชี้วัด” ไว้ มากมาย อาทิ • สิ่งที่ใช้ชี้หรือบอกทิศทางไปที่สิ่งใดสิ่งหนึ่ง • ตัวแปรหรือตัวประกอบที่ใช้วัด เพื่อให้ได้คุณค่าหรือคุณลักษณะ ซึ่งบ่งบอกสถานภาพของลักษณะหรือผลของสิ่งใดสิ่งหนึ่งในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง • เป็นดัชนีชี้วัด หรือหน่วยวัดความสำเร็จของการปฏิบัติงานที่ถูกกำหนดขึ้น โดยเป็นหน่วยวัดที่ควรมีผลเป็นตัวเลขที่นับได้จริง และต้องสื่อถึงเป้าหมายในการปฏิบัติงานสำคัญ ทั้งนี้เพื่อสร้างความชัดเจนในการกำหนด ติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานในด้านต่าง ๆ
	ถ้าวิเคราะห์จากความหมายข้างต้น จะเห็นว่า “ตัวชี้วัด” มีลักษณะที่สำคัญสัก ๒ ประการ ได้แก่ ตัวชี้วัดจะต้องสามารถให้ค่าหรือบ่งบอกคุณลักษณะของสิ่งที่ทำการวัด ว่ามีปริมาณหรือคุณลักษณะเช่นไร ส่วนจะมีความหมายอย่างไรจะต้องนำไปตีค่าหรือเปรียบเทียบกับเกณฑ์หรือมาตรฐาน จึงจะทราบได้ว่าสิ่งนั้นมีค่าสูงหรือต่ำได้มาตรฐานหรือไม่ เพียงใด ค่าหรือคุณลักษณะที่ได้จากตัวชี้วัด มีเงื่อนไขกำกับอยู่ ๒ เงื่อนไข คือ (๑) เงื่อนไขของเวลา ที่จะบ่งบอกสถานภาพของสิ่งที่มุ่งวัดเฉพาะช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น ระยะเวลา ๑ สัปดาห์ หรือ ๓ เดือน หรือ ๑ ปี ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่เก็บรวบรวมข้อมูลมาใช้และการตีความหมาย และ (๒) เงื่อนไขของสถานที่ ที่จะบ่งบอกสถานภาพของสิ่งที่มุ่งวัดเฉพาะในเขตพื้นที่ หรือบริเวณ หรือส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบที่ทำการตรวจสอบ เช่น ระดับตำบล อำเภอ จังหวัด หรือด้านปัจจัย กระบวนการ หรือผลลัพธ์ เป็นต้น
การกำหนดตัวชี้วัด (จึง) ดูเหมือนง่าย แต่แท้จริงแล้วเป็นเรื่องที่ยากถึงยากมากที่สุด โดยเฉพาะการกำหนดตัวชี้วัดในสิ่งที่เป็นนามธรรม อาทิ ความรัก ความเมตตา ความเกลียด ความชัง ความพึงพอใจ หรือเรื่องคุณธรรม
ในวงการบริหารงานโดยเฉพาะองค์กรรัฐก็เกิดปัญหาเช่นเดียวกับปัญหาข้างต้น จึงมีการกำหนดให้มีการ “กำหนดตัวชี้วัดที่สำคัญจริงๆเพียงไม่กี่ตัว” อาทิ การกำหนดตัวชี้วัด GDP เป็นตัววัดระดับความเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจของประเทศ ซึ่งจะเห็นว่าเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญเพียงตัวเดียวก็สามารถบ่งบอกค่าทาง เศรษฐกิจของประเทศได้อีกตั้งหลายเรื่อง “ตัวชี้วัดที่สำคัญ” มาจากคำภาษาอังกฤษที่ว่า “Key Performance Indicator” แต่เรียกย่อ ๆ กันกว่า “KPI” หรือ “เคพีไอ”
ผลดี ก็คือ ทำให้รู้ว่าการทำงานเราทำไปถึงไหน เสร็จสิ้นตามเป้าหมายไหม ผลออกมาเป็นเช่นไร
ผลเสียก็มีหลายประการ ที่สมัยก่อนผมเรียกว่า “สงคราม KPI” เพราะเจ้าตัว KPI นี้เองที่นำไปสู่การทะเลาะเบาะแว้ง การแย่งชิงทรัพยากรกัน จนนำไปสู่การไม่ถูกกันหรือไม่ลงรอยกันในองค์กรก็มี
อย่างเช่น บางองค์กรยึด KPI เป็นสรณะ งานต่าง ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับ KPI ก็จะถูกไม่ให้ความสำคัญกัน ไม่มีการจัดสรรงบประมาณให้ทำ กล่าวง่าย ๆ ก็คือ “ไม่มี KPI ไม่มีงบประมาณ” มีเรื่องเล่าที่คลาสสิคที่สุดเรื่องหนึ่ง ย้อนไปเมื่อ ๑๐ ปีที่ผ่านมา ซึ่งองค์กรแห่งหนึ่งได้กำหนดตัวชี้วัดโรคที่สำคัญไว้ คือ โรคไข้เลือดออก ได้รับงบประมาณจัดสรรไปยังพื้นที่ต่าง ๆ ทั่วประเทศเพื่อลดการระบาดของโรคดังกล่าว ปรากฏว่าในพื้นที่ภาคใต้ ซึ่งมีสภาพภูมิอากาศ สภาพภูมิประเทศแตกต่างจากภาคอื่น ๆ เป็นเหตุให้ไม่มีปัญหาเรื่องโรคไข้เลือดออกแม้แต่น้อย แต่กลับมีปัญหาเฉพาะถิ่นคือ โรคชิคุนกุนยา (โรคไข้ปวดข้อยุงลาย) แต่เป็นความโชคร้ายของพื้นที่ที่โรคนี้ไม่ได้เป็น KPI ขององค์กรแห่งนั้น จึงทำให้ไม่มีงบประมาณสนับสนุนลงไปยังพื้นที่ และการระบาดของโรคชิคุนกุนยาก็ยังคงปรากฏอยู่ หรือในยุคที่มีการให้รางวัลแรงจูงใจสำหรับองค์กรของรัฐ แต่ละองค์กรจะใช้เวลาการทำงานหมดไปกับงานที่เกี่ยวโยงกับ KPI โดยเฉพาะ “การประชุม ประชุม ประชุมและก็ประชุม” ซึ่ง “หมดเวลา หมดเงินและหมดแรงไปกับเรื่อง KPI กันถ้วนหน้า” ทำให้ในเรื่อง KPI นี้ จึงมีผู้ทรงคุณวุฒิท่านหนึ่งได้เคยกล่าวไว้ว่า KPI แท้จริงแล้ว คือ Kill Person (People) Inspiration หรือ “ตัวฆ่าแรงบันดาลใจในการทำงาน” นั่นเอง

เขียนโดย : วิสุทธิ บุญญะโสภิต,2557
แหล่งที่มา : http://bwisutttoto.blogspot.com/2014/02/gghh.html