ในขณะเดียวกันผู้บริหารโครงการที่จะนำการบริหารโครงการมาใช้ในองค์กร ควรมีความรู้และความเข้าใจในความเป็นมาของโครงการ ความหมาย ความแตกต่างระหว่างการบริหารโครงการ กับการบริหารทั่วไป  ประโยชน์และความสำเร็จที่ต้องการจากการบริหารโครงการ เป็นต้น จึงจะทำให้การบริหารโครงการสามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย  ในที่นี้จะให้คำจำกัดความของการบริหารโครงการว่าเป็นการจัดการและกำกับทรัพยากร ไม่ว่าจะเป็น เวลา (Time) วัสดุ (Material) บุคลากร (Personnel) และค่าใช้จ่าย (Costs) เพื่อสร้างความสำเร็จให้กับโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ นอกจากปัจจัย 4 อย่างนี้ที่จะทำให้การบริหารโครงการประสบความสำเร็จ ผู้บริหารยังจำเป็นต้องคำนึงถึงหลักการบริหารโครงการที่ดีอีก 7 ประการ ดังนี้

1.  การวางแผนงานโดยยึดถือเอกสารกำหนดขอบเขตและรายละเอียดโครงการ (Project Definition) ต่างๆ ให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็น วัตถุประสงค์ของโครงการ ขอบเขตการดำเนินงาน วิธีการดำเนินงาน ระยะเวลาในการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายที่ใช้ หรือแม้กระทั่งความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการดำเนินโครงการ เป็นต้น

2.  การวางแผนงานโครงการ โดยต้องระบุให้ชัดเจนว่าเมื่อดำเนินโครงการในแต่ละระยะเวลาเสร็จสิ้นจะมีผลลัพธ์ใดในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณที่จะต้องส่งมอบ (Deliverables) จากนั้นจึงวางแผนโครงสร้างงาน (Work Breakdown Structure: WBS) เป็นการแบ่งงานเป็นลำดับขั้น ในแต่ละขั้นต้องทำอะไรบ้าง ใช้เวลาเท่าไหร่ และใช้ทรัพยากรใดบ้าง  พร้อมทั้งกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นให้ชัดเจน ซึ่งการวางแผนโครสร้างงาน (Work Breakdown Structure: WBS)  นี้จะทำให้รู้รายละเอียดของกิจกรรมโครงการทั้งหมด อีกทั้งยังทำให้รู้ถึงความสัมพันธ์ หรือความเชื่อโยงของแต่ละกิจกรรมในการดำเนินงาน ส่งผลให้สามารถบริหารจัดการงานได้ง่ายขึ้น

3. การจัดเตรียมแผนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง  เมื่อวางแผนโครงสร้างงาน (Work Breakdown Structure: WBS) ต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ในระหว่างการดำเนินการจะต้องมีแผนงานต่างๆ เข้ามาเกี่ยวข้องเพื่อช่วยควบคุมการดำเนินโครงการ เช่น แผนคุณภาพ แผนการเงิน แผนการจัดซื้อ แผนทรัพยากร แผนการสื่อสาร แผนการบริหารความเสี่ยง เป็นต้น 4.  การบริหารงานและติดตามการใช้งบประมาณและเวลา เป็นการติดตามความคืบหน้าของการดำเนินโครงการ ตรวจสอบและระบุงานที่ทำแล้วเสร็จในแต่ละงวดงาน พร้อมทั้งการประมาณการงานที่ยังไม่แล้วเสร็จ รวมทั้งเวลา และงบประมาณที่ใช้ยังคงสอดคล้องกับแผนดั้งเดิมหรือไม่

5. ระวังในส่วนที่ไม่เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณหรือเวลาที่ไม่สอดคล้องกับแผนงานที่วางไว้ หรืองานที่คิดว่าดำเนินการเสร็จแล้ว แต่ความจริงแล้วยังดำเนินการไม่เสร็จเรียบร้อย ผู้บริหารโครงการควรติดตามและตรวจสอบการดำเนินโครงการอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งขวัญกำลังใจในการทำงานของสมาชิกในทีม เพราะจะส่งผลต่อผลิตภาพในการดำเนินโครงการด้วยเช่นกัน 6. การบริหารขอบเขตโครงการ  เป็นการกำหนด และบริหารขอบเขตงานทั้งหมดที่ต้องการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ไม่ว่าจะเป็นการพิจารณาเพิ่ม-ลดขอบเขตการดำเนินโครงการ ซึ่งต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจล่วงหน้า โดยมีเอกสารรับทราบเป็นลายลักษณ์อักษร

7. การแก้ไขปัญหา หากเกิดปัญหาในการดำเนินโครงการ ต้องรีบแก้ไข อย่าทิ้งปัญหานั้นไว้นาน เพราะปัญหามักจะเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา หากไม่แก้ไขจะสะสมและส่งผลต่อเนื่องทำให้เกิดปัญหาอื่นๆ ตามมาได้         

แม้ว่าโครงการจะเขียนอย่างละเอียดชัดเจนเพียงไร หากการบริหารโครงการขาดประสิทธิภาพ ผู้บริหารโครงการไม่ตระหนักถึงความสำคัญในการวางแผนงานโครงการ  หรือไม่มีการติดตามประเมินผลการดำเนินการโครงการอย่างเป็นระบบ อีกทั้งขาดบุคคลที่มีความรู้ความเข้าใจในโครงการและวิธีการดำเนินงานโครงการแล้ว โครงการนั้นย่อมบรรลุถึงเป้าหมายได้ยากหรือไม่บรรลุเป้าหมาย แนวทางการบริหารโครงการที่ได้กล่าวข้างต้นนั้น จะช่วยให้ผู้บริหารโครงการหรือผู้ที่รับผิดชอบโครงการสามารถบริหารโครงการได้มีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้

บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของการอบรมหลักสูตร Project Management

โดย ดร.วิพุธ อ่องสกุล และ ดร. ภาณุ เชาวน์ปรีชา